Você tem problemas para organizar idéias?

Há um velho provérbio chinês que diz:

“A jornada de 10 mil quilômetros começa sempre com o primeiro passo”

Pensando nisso, o primeiro passo que você der pode ser referente a uma ideia especifica, ou sobre um projeto que você já está atuando.

Porém, a maioria das pessoas, normalmente não se lembra da ideia que teve para agilizar um projeto, ou um assunto que precisava resolver para evitar prováveis transtornos.

Assim sendo, a melhor forma de resolver este problema de memória é anotando todas as ideias ou melhorias, em um papel.

Apresento aqui, algumas técnicas que podem ser adotadas para se organizar:

  • Mesmo que você tenha uma boa memória, não confie sempre nela, sempre anote suas ideias.

Anote sempre em um papel ou no bloco de notas de seu computador, existem outros recursos tecnológicos que veremos mais adiante.

  • Quando for iniciar o dia de trabalho, estabeleça as prioridades antes.

Uma das funções de anotar as ideias é fazer com que você consiga identificar suas tarefas prioritárias, que devem ser realizadas durante aquele período.

Com a lista criada é possível determinar quais tarefas devem estar em primeiro lugar e assim estabelecer a sequência de prioridades do dia.

  • Durante o dia de trabalho, há certas horas ou períodos que somos mais produtivos.

Para aproveitar bem este tempo e ganhar produtividade, use estas horas para realizar as tarefas mais essenciais de todo projeto.

Procure identificar este período mais produtivo com os pequenos detalhes, que podem ser;

– Período que você é menos incomodado (a) por telefonemas.

– Momentos em que as pessoas, menos te procuram.

– Evitar períodos próximos a hora do almoço.

  • Trabalhe nos projetos longos em estágios separados.

Se o projeto que você está trabalhando levar muito tempo e esforço para ser realizado, procure planeja-lo por módulos.  Crie um esboço total do projeto com todos os pontos principais, depois, separe estes pontos em módulos.  Assim ficará mais fácil de enxergar as prioridades em cada contexto, atuando com mais precisão e agilidade em suas metas.

  • Não agende coisas demais, deixe algum tempo livre durante o dia.

Um dos grandes erros que você pode cometer ao escrever sua lista é inserir várias tarefas que pretende entregar durante o dia e perceber que não conseguiu realizar nem a metade delas no final do dia.    Para evitar isso, no início deste método, procure fazer uma lista com poucos itens.     Se você conhece os caminhos para concluir as tarefas diárias, procure estabelecer o tempo que será gasto em cada uma, assim você saberá quantas tarefas poderão serem cumpridas durante o dia.   Agora, se você não tem noção de quanto tempo levará para cada tarefa, comece com uma ou duas e após concluí-las insira outras na sequência.       Pois a pior situação sobre este planejamento é chegar no final do expediente e perceber que você não conseguiu concluir nem a metade que havia programado.

  • Concentre-se em um item de cada vez.

Quando estamos realizando uma tarefa, várias coisas podem nos tirar o foco, seja uma ligação telefônica, uma mensagem que chega no celular, um e-mail urgente que você acredita que precisa ler, ou pessoas a sua volta que não param de conversar.

A tendência é que você procure resolver todas estas coisas e deixar o que realmente importa para segundo plano, ou seja, a sua tarefa.   Pior ainda é que você tenderá a realizar todas estas coisas de uma só vez, seja para se livrar e voltar o foco a tarefa principal, ou por você não querer deixar estes “Problemas de última hora” para depois.

Mas o que você deve se preocupar é com sua prioridade, a sua tarefa diária, portanto quando estiver nela, desligue seu telefone, feche sua caixa de e-mail e tente se bloquear das conversas paralelas.

Não tente realizar tudo ao mesmo tempo agora!

  • Faça interrupções, levante-se e caminhe pela sala, vá tomar um cafezinho.

As vezes pode acontecer de você estar focado em uma tarefa e as idéias desaparecerem.

Você tenta raciocinar, mas a idéia não surge.   Neste momento, procure levantar e se alongar, se estiver em um escritório caminhe pela sala e faça uma pausa para um cafezinho, ou qualquer outra coisa que não esteja ligado a sua tarefa.

Se desligue por alguns minutos da sua tarefa e ao voltar, sua mente estará mais propensa a obter foco e conseguirá finalizar sua tarefa com mais facilidade.

A organização é o melhor remédio para você ter o controle sobre suas tarefas e uma das formas de obter produtividade, melhore seu tempo criando listas das tarefas diárias que precisa entregar.

Seguem alguns benefícios de criar uma lista;

  • Elas ajudam a lembrar das tarefas e compromissos.
  • Melhoram a clareza do foco voltado as tarefas.
  • São motivadoras e orientadoras.
  • Auxiliam na criação de metas diárias, semanais, mensais, etc.
  • Ajudam na definição de prioridades.
  • Proporcionam satisfação ao eliminar cada tarefa realizada da lista.
  • Organizam seus pensamentos para tomar ação concreta.

Pessoas que não planejam ou organizam uma lista de tarefas, ficam sem saber qual direção tomar, quais tarefas devem ser feitas em qual momento, não conseguem identificar as prioridades, e vivem apagando incêndios ao invés de criar ações para evita-los.

Reclamam que não tem tempo suficiente para concluir um trabalho ou realizam trabalhos que não importantes naquele momento.

Porém, não adianta nada criar uma super lista se você não sabe onde a guardou, o segredo é estabelecer um lugar onde consiga encontra-la com facilidade.   Hoje em dia, existem vários aplicativos para smartphones que possibilitam armazenar listas, isso é um grande recurso para ter os dados sempre à mão.

Após concluir todas as tarefas de sua lista, não jogue fora, mas replique o modelo para os próximos projetos, assim você se identifica melhor com o modelo e consegue o resultado esperado.

Criando este hábito, a tarefa se tornará tão natural que virará rotina, assim como escovar os dentes ao acordar.

Deixe uma resposta

O seu endereço de e-mail não será publicado. Campos obrigatórios são marcados com *